Eindelijk goed omgaan met Gmail labels, email effectiviteit

Het is nou eenmaal zo, ik spendeer teveel tijd aan mijn mail! Het lukt me niet om de gewoonte van Tim Ferriss onder de knie krijgen, waarschijnlijk wil ik het ook niet écht. Mijn mail-gewoontes kunnen beter, maar ik heb inmiddels een redelijk efficiente manier gevonden om met email (Gmail) om te gaan. Wanneer je net als ik graag een lege inbox hebt, Gmail als een taak-interface (archiveren = fijn, daar heb je zoeken voor) beschouwd en je niet vies bent van een beetje GTD, misschien werkt deze methode ook wel voor jou.

Stress

Wat ik niet allemaal heb geprobeerd; verschillende labels en contexten (op misschien wel 20 verschillende manieren, stress), multiple inboxes (druk & stress), priority inbox (stress), “mail maar 1x openen en meteen verwerken” (yeah…right…), een email-beleid om slechts 2x per dag mijn mail te lezen en beantwoorden (werkte best goed trouwens, maar de verleiding…).

Het behouden van een overzicht lukte niet. Zo bewaarde ik belangrijke next actions in mijn inbox (gelabeld) en werd daar toch vaak een beetje gespannen van. De @actions labelen en archiveren werkte helemaal niet, sterker nog, het werd een handige manier om het te verstoppen 😉 Ik WEET waar ze zijn en dat ze er zijn, maar ook dit leverde stress op.

nb. met stress bedoel ik onnoodzakelijke nadruk die ergens op gelegd wordt, waardoor je bij teveel dingen het idee krijgt dat je er iets mee moet. Het werd om aandacht SCHREEUWEN. En dus was mijn eerste instinct het te negeren. Ik ben overtuigd dat doelgericht, effectief en plezierig werken zonder enige vorm van stress kan.

Tickler file

Een fysieke tickler file heeft bij mij nooit goed gewerkt (ik sjouw zo’n zware map niet overal mee naartoe, maar het praktische nut zie ik er wel van in). Daarom ben ik het experiment aangegaan om het met Gmail te proberen en na een paar maanden zit ik er helemaal in. Hoe richt ik mijn Gmail in? Ten eerste zweer ik bij de “Send & Archive” knop.

Ik heb een aantal context labels:

• @reageren
• @someday
• @waiting

Dit zijn slechts “friendly reminders”

Daarnaast gebruik ik een compacte tickler file:

• 0. maandag
• 1. dinsdag
• 2. woensdag
• 3. donderdag
• 4. vrijdag

Hier archiveer ik de next actions.

Empty inbox

Mail die van persoonlijke aard is, beantwoord het liefst direct. Die zijn bij het versturen dankzij de “Send & Archive” knop dan ook uit de inbox verwijdert en van de radar af. Andere mails beantwoord en verwerk ik op basis van prioriteit: beantwoorden, labelen en archiveren: met als doel empty inbox (meerdere keren per week!)

Wanneer er een actie (oppakken, reageren etc.) aan vast zit, label ik hem met de dag waarop ik denk dat ik eraan toe kan komen. Als het minder haast heeft, dan kan het op de lijst @reageren of zelfs @someday terecht komen. Dat is voor de “hmm ik heb even tijd over...” momenten gereserveerd (maar da’s niet heel vaak).

Het voordeel van de compacte tickler file is dat ik ‘m ook écht gebruik. Het is mijn wekelijkse planner/to-do en ik vergeet ook nooit om mijn dag te checken. Kom ik niet aan alles toe, wordt ‘t naar een andere dag verplaatst om opnieuw een keer op mijn vizier te komen. Mijn Gmail inbox is ook het enige dat ik écht altijd wel bij me heb en elke (werk-) dag gebruik, het is voor mij volstrekt logisch om op een GTD wijze eigen te maken. Het zijn echter niet alleen mails die mijn dagelijkse next actions zijn, dus misschien zou ik losse drafts moeten labelen met todo’s erin. Maar ik ben bang dat ik dan weer stress ga toevoegen. Misschien dat ik daar nog een oplossing voor vind. Ik meen dat ik alle mogelijke on- en offline GTD en to-do applicaties heb geprobeerd, maar het enige wat echt stickiness heeft voor mij: Gmail.

Hoe gebruik jij mail of Gmail, wordt je verdrietig van je inbox of heb je een fijne werkwijze om te delen?